Situazione di partenza
L’oggetto della ristrutturazione aziendale è una società commerciale, con sede presso Chicago, distributrice in area ex NAFTA dei prodotti realizzati dalla controllante, società per azioni italiana. Operante nell’elettronica e tecnologia per l’agricoltura – c.d. Precision Farming – e attiva da una decina d’anni, la filiale aveva sviluppato e consolidato un suo mercato nel Nordamerica; essendo una struttura snella era composta di operativi, commerciali e tecnici, ma era priva di una risorsa locale con capacità gestionali, e la supervisione del direttore commerciale e del CEO della controllante era forzatamente limitata a causa dei loro altri impegni in sede e nel resto del mondo.
Il mandato, ampio e chiaro, è stato di: raggiungere una posizione economica di equilibrio; creare un controllo di gestione che permettesse un monitoraggio costante dei risultati; indirizzare e stimolare il settore commerciale; individuare delle opportunità di acquisizione.
L’intervento ha avuto una durata di 24 mesi con 12 missioni da 2 settimane ciascuna.
Ristrutturazione Aziendale: Amministrazione
L’avvicendarsi nel tempo di diversi addetti (peraltro non specificatamente competenti in campo contabile) aveva stratificato una situazione non gestibile. È stato pertanto necessario rifondare completamente l’assetto amministrativo-contabile.
Ancorché mal impostato ed utilizzato, fortunatamente la società adottava un ottimo sistema gestionale, Quickbooks (che consiglio a tutti coloro che hanno società in USA). Poiché si era nell’imminenza della chiusura annuale, si è proceduto dapprima al controllo della congruità del magazzino e alla verifica di tutte le poste affinché si potesse procedere, in sede di imminente chiusura annuale, alle opportune rettifiche ed aggiustamenti.
Nel contempo, è stato creato un nuovo piano dei conti, personalizzato sulle concrete necessità operative del business, per partire in chiarezza nel successivo esercizio e realizzare un controllo di gestione direttamente dalla contabilità, senza la necessità di ulteriori elaborazioni.
La versione, una desktop edition, è stata virtualizzata per ottenere l’accesso da remoto al gestionale in modo da poter autonomamente accedere alla contabilità e dare continuità lavorando anche in remoto dall’Italia.
Sono state create e attivate progressivamente nuove funzionalità e flussi di lavoro quali, ad esempio, le paghe, prima gestite esternamente, i magazzini multipli, prima “gestiti” con fogli di excel, etc. e stati creati tutti i report di controllo mensile. L’addetta alla contabilità è stata ovviamente istruita di continuo per tutta la durata dell’intervento.
Nella parte finale dell’intervento, è stato redatta ex novo per la controllante la documentazione fiscale in materia di Transfer Pricing.
Controllo di Gestione
Reportistica
Sono state creati i documenti e le procedure nonché istruito il personale affinché tutte le operazioni inclusi gli ordini di acquisto alla casa madre e gli impegni di vendita con i clienti transitassero dal gestionale.
Questo, unitamente al nuovo impianto del piano dei conti e alla corretta gestione dei magazzini, ha permesso di avere, anche da remoto, i dati essenziali di andamento gestionale quali, ad esempio: report mensile dei profitti e perdite (direttamente dalla contabilità con una minimo intervento di riclassifica); report statistici di vendita per cliente/prodotto; report di marginalità per cliente e prodotto; etc.
La società è rientrata in utile dopo circa 1 anno.
Trasferte e Spese Viaggio
Uno degli interventi specifici della ristrutturazione aziendale è stato l’implementazione di un sistema di autorizzazione alle trasferte e controllo delle relative spese completamente da remoto. Le spese di viaggio e trasferta erano una voce consistente delle spese trattandosi di società commerciale. In origine venivano anticipate dai dipendenti che però si erano successivamente rifiutati per l’ammontare elevato e la lunghezza nel rimborso; successivamente la società aveva anticipato fondi spese che venivano poi detratti dai giustificativi presentati: in sede di controllo iniziale però era stata rilevata una mancata (e inspiegata) corrispondenza anticipi/rimborsi.
E’ stata quindi adottata una app di semplice apprendimento per mezzo della quale:
- i dipendenti sottopongono le richieste di trasferta (indicando motivo del viaggio e spesa prevista);
- il responsabile, sempre via app, approva o rigetta la richiesta;
- i dipendenti caricano i giustificativi di spesa fotografandoli col cellulare o da computer e inviano la nota spese;
- il responsabile revisiona (eventualmente chiedendo spiegazioni sempre via app) e approva la nota spese;
- la nota spese approvata passa automaticamente all’impiegata amministrativa che predispone il rimborso nella successiva busta paga.
La procedura, dopo brevissimo apprendimento, è stata perfettamente acquisita e gradita dal personale che ora non ha più problemi ad utilizzare i propri mezzi di pagamento, in quanto sa che il rimborso avverrà con certezza prima che debba saldare la propria carta di credito. Inoltre, l’azienda dispone di uno storico e di statistiche facilmente consultabili sulla composizione di dettaglio delle spese: per dipendente, per categoria (trasporto, hotel, ristorante), per motivo (visita clienti, fiere, etc).
Ristrutturazione Aziendale: Commerciale
Da ultimo, ma non certo per importanza, la ristrutturazione aziendale ha toccato il settore commerciale.
Per gestire a distanza l’attività delle vendite, ho da subito adottato un CRM, personalizzandolo secondo le esigenze dell’azienda. Dopo un’adeguata istruzione del personale, è stato così possibile seguire e indirizzare costantemente, a dispetto della lontananza fisica e della differenza di fuso orario, l’andamento delle trattative e, sopratutto, mettere in sicurezza la base delle relazioni tra sales e clienti.
Ciò si è rivelato particolarmente utile quando, in seguito, ho ritenuto di dover sostituire il responsabile delle vendite USA: il passaggio delle trattative in corso e – sopratutto – dello storico delle relazioni coi clienti ad altro commerciale si è svolta senza nessun problema in sole due settimane, nonostante le persone si trovassero una in Wisconsin ed una in Alabama (l’azienda era fisicamente destrutturata: ufficio e magazzino nei pressi di Chicago, un’assistenza tecnica nel nord Wisconsin e sales in Alabama e Wisconsin).
L’attività diretta sul campo ha comportato nel periodo la partecipazione diretta, in affiancamento ai commerciali o a tecnici, a diverse visite e dimostrazioni a clienti, consolidati e potenziali, nonché la presenza a 7 fiere, tra quelle cui la società ha partecipato e quelle visitate per scouting
Business Development
Tra gli obiettivi dell’incarico, quello strategico era legato allo sviluppo di lungo termine del business.
La proprietà, correttamente, riteneva che lo sviluppo commerciale fosse una conseguenza di un presenza locale più strutturata, vista l’importanza dell’assistenza nel prodotto e l’alta aspettativa del consumatore nordamericano.
Il primo passo fu esaminare una trattativa (in corso da un anno) i cui rapporti si erano interrotti. Riallacciata la relazione, visitata l’azienda, analizzati i dati commerciali e di bilancio, riscontrai numerosi motivi che – a mio parere – rendevano l’affare non consigliabile. Le motivazioni alla base delle conclusioni vennero condivise dalla proprietà che rinunciò a proseguire nell’acquisizione (riesaminata dopo 12 mesi la scelta si confermò positiva perché la società ebbe un consistente calo del volume d’affari).
Successivamente venne segnalata un’altra società in vendita che, a prima vista, non sembrava interessante, ma che decisi comunque di andare a visitare.
La visita fece emergere degli aspetti di coincidenza tra alcune caratteristiche dell’azienda e i piani di sviluppo della azienda italiana; questo, unito all’analisi dei bilanci P&L degli ultimi anni, mi fece formulare un parere positivo sull’acquisizione.
La proprietà della società italiana, concordando con le mie conclusioni, decise per l’acquisizione, che venne finalizzata circa 6 mesi dopo, al termine di una formale due diligence da parte di uno studio di accountants locale.
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