Business Travel: suggerimenti utili

Il business travel per tutti

Riprendo, integrandolo, un articolo (pubblicato originariamente su Travel for Business) per condividere qualche consiglio per l’organizzazione e la gestione “fai da te” del business travel.

Si tratta di viaggi di una certa complessità, non dei semplici “andata e ritorno” point to point; una mia missione standard tocca sempre almeno 3 o 4 località, spesso città secondarie, in diversi paesi, come ad esempio è stato questo viaggio – nel ritorno dal quale vi scrivo – che è durato 16 giorni, ha toccato 4 nazioni, 8 voli aerei, per un totale di 28.677 km.
Ritengo che con gli strumenti digitali attualmente a disposizione, sia di gran lunga preferibile e più comodo organizzarsi da soli, e quindi poter gestire autonomamente i cambiamenti e gli imprevisti, piuttosto che rivolgersi ad un’agenzia di viaggio dalla quale dover poi dipendere (magari chiusa per via del fuso orario nel momento del bisogno).

Voli

Voli Intercontinentali

Dopo un primo sondaggio con i contatti da incontrare, fisso i limiti temporali del viaggio e procedo ad acquistare i biglietti internazionali.

Acquisto separatamente la tratta intercontinentale dai singoli spostamenti nell’area, perché si riesce a gestire meglio in caso di modifiche impreviste agli impegni di lavoro (al massimo perderò un biglietto di un volo interno).
La scelta dei voli è fondamentale in un business travel. Scegliete la compagnia/network che meglio copre la vostra area di interesse per beneficiare dei vantaggi dello status di frequent traveller. Per quanto mi riguarda, ho fatto molti anni viaggiando Lufthansa / Star Alliance che è un network eccellente, ma da alcuni anni volo solo Emirates, perché è senza dubbio alcuno la migliore scelta per la zona Asia-Pacific, in termini di destinazioni servite e frequenza, di servizio, e anche di prezzo.

Frequent Traveller

Viaggiare è comunque stressante, e tutti i viaggiatori intensivi sviluppano manie e idiosincrasie, è normale; usare sempre la stessa linea aerea e sempre lo stesso scalo, sapendo già dove si trova ogni cosa aiuta a viaggiare più rilassati.

Porti di entrata/uscita diversi possono far variare di molto le tariffe; i prezzi su alcune destinazioni sono più competitivi (col tempo imparerete quali), quindi fate qualche simulazione prima di decidere il planning (le prove vanno fatte col browser in “navigazione privata”, altrimenti il sito riconoscerà la vostra successiva ricerca aumentando la tariffa). Esempio reale marzo 2017 (stessa compagnia, stesse date): prima ipotesi, andata Bologna-Shanghai con ritorno Jakarta-Bologna = 100; secondo tentativo Bologna-Bangkok e ritorno Jakarta-Bologna = 58.

Non sempre è così e/o non sempre si può modificare il viaggio ma vale la pena controllare, soprattutto se viaggiate in business la differenza può essere consistente.

Voli nell’area

Dopo aver definito i singoli appuntamenti e impegni, passo ad acquistare i voli “interni” dove sono, invece, flessibile e scelgo in primo luogo in base ad orari e prezzo ma sempre evitando, se possibile, compagnie aeree troppo economiche; una cosa è viaggiare con Ryanair (che uso spesso e volentieri in Europa) un’altra con una sconosciuta low cost del far east… be safe!
Generalmente riesco a coprire tutti gli spostamenti con Thai Airways e Air China (entrambe Star Alliance); consiglio sicuramente Vietnam Airlines che ha una flotta recente.

Hotel

Sugli hotel non sono “fedele” e scelgo in base alla quotazione del momento e alla location, sia in relazione agli impegni lavorativi sia alla possibilità di fare una passeggiata serale per rendersi conto di com’è il luogo. In genere la preparazione del viaggio avviene alcune settimane prima quindi cercate di preferire hotel che abbiano la cancellazione gratuita, non si è mai sicuri del programma.

Una feature cui prestare attenzione, oltre all’irrinunciabile wi-fi, è che ci siano degli spazi in cui poter lavorare e meeting rooms per eventuali appuntamenti. Alcuni hotel hanno delle stanze di categoria business prendendo le quali si ha diritto ad alcuni servizi riservati ai viaggiatori per lavoro quali, appunto, sale colazione separate e business lounges in cui poter lavorare o ricevere qualcuno. Se il tempo e il luogo lo consentono, anche il roof bar è un buon posto per lavorare 😉

Export Manager
“Ufficio” a Bangkok

Varie

Bagaglio e accessori

A prescindere dai limiti, più leggero è meglio è. Io parto con 2 pezzi, una rigida grande che cerco di riempire non più del 50-70% e un trolley a mano in cui tenere oltre al pc, biancheria e camicie per un paio di giorni in caso smarriscano la valigia imbarcata (non serve tenere il beauty case, crea solo problemi ai controlli di sicurezza e in qualunque albergo troverete tutto il necessario per le 24/48 ore che presumibilmente serviranno a ricevere il vostro bagaglio).

Il ricambio a portata di mano serve anche nel caso di sosta: una doccia e indumenti freschi fanno miracoli. Anche se non avete accesso alla lounge della linea aerea, perché non viaggiate in business o non siete ancora frequent flyer, guardatevi intorno, in quasi tutti gli aeroporti ci sono lounges a pagamento e se la durata della sosta è lunga potrebbe valerne la pena (sto appunto scrivendo durante una sosta di 10 ore…).

Ho sempre visto lo zaino come un accessorio da vacanzieri, ma da un po’ mi sono ricreduto e uso un trolley–zaino che trovo comodo: può essere utile avere le mani libere; non è molto diffuso ma con una breve ricerca su internet ne potrete reperirne diversi modelli.

Avendo una parte dedicata ad “ufficio” può essere anche usato per andare agli incontri oppure è se sono previste “escursioni” di un paio di giorni con rientro allo stesso posto, permette di viaggiare lasciando la valigia grande al deposito bagagli dell’albergo.
Quando richiesto dalla natura degli incontri , nella valigia rigida metto una 24 ore in tela, resistente e leggera.

Un accessorio sempre utile è il portafoglio maxi da viaggio, l’equivalente maschile della borsetta. Fornito di tasche adeguate per valuta, biglietti da visita, passaporto, carte d’imbarco e tessere varie è un comodo compagno di viaggio. Io lo abbino ad un mini porta carte di credito; lascio poi il maxi nella cassaforte in hotel e porto con me il mini.

Mai viaggiare con una sola carta di credito! Almeno due, preferibilmente di circuiti diversi, da tenere in posti separati; insistete per avere il massimale più alto possibile.

Abbigliamento per il business travel

L’abbigliamento è personale e dipendente dal settore lavorativo, però è incontestabile che il dress code nel far east, ove il tempo è quasi sempre caldo-umido, sia informale praticamente a tutti i livelli.
Pertanto, io trovo adeguato portare pantaloni chinos in cotone (blue e beige), un jeans e camicie non-iron di Brooks Brothers azzurre o bianche, qualche polo; capi mixabili, comodi e facili da lavare nelle lavanderie degli alberghi. La cravatta è pressoché sparita, ma un blazer blu vale la pena portarlo, magari in versione travel jacket di Fay, in tessuto anti sgualcimento e fornita di comode tasche interne con zip per carte d’imbarco e passaporto.

Sempre avere a portata di mano, anche d’estate, una felpa, un maglione o un giubbotto leggero, le “tempeste” di aria condizionata sono frequenti e improvvise.

Business Travel Jacket
Business Travel Jacket


Valuta

Conservate un po’ di valuta locale, più o meno il controvalore di 10/20€; è sempre utile avere qualche spiccio, sopratutto per le mance e il taxi.

Telefonare all’estero

Quasi tutti i Paesi del Far East hanno delle tariffe di roaming molto care e non ci sono promozioni o abbonamenti coi nostri operatori che tengano. Sino a non molto tempo fa era un grosso problema, che fortunatamente si è progressivamente risolto con il diffondersi di servizi VOIP quali Skype, Whatsapp e WeChat.
La soluzione migliore è togliere la propria SIM alla partenza (a volte il semplice collegamento alla rete o un solo sms attivano un addebito giornaliero) e acquistare agli aeroporti di arrivo una SIM DATI locale (prima di uscire dall’aeroporto, ve ne sono ovunque); basta scegliere di non far cambiare le impostazioni (attenzione!) e il gioco è fatto, userete whatsapp come se foste sul vostro numero nazionale.

Salute in viaggio

A prescindere dall’età è sempre opportuno avere qualche medicinale di automedicazione, potrebbe essere difficile spiegare a un vietnamita che avete bisogno di un antidiarroico o di una pillola per il mal di testa. Senza esagerare, ma qualche aspirina e un antinevralgico, qualcosa per il mal di stomaco e i disturbi intestinali, e un collirio non saranno un peso insopportabile e potrebbero salvarvi da situazioni poco simpatiche.

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Ufficiale della Guardia di Finanza passato al settore privato come amministratore delegato e dirigente, ora consulente d'azienda. Revisore Legale. Appassionato di informatica legata all'organizzazione aziendale e del mondo asiatico. Nel tempo libero fa qualche puzzle e porta in giro il cane. La cosa più bella che ha fatto nella vita (un po' tardi) sono due bellissimi figli, 50% italiani e 50% polacchi.