Prima di partire
Prima o poi riprenderemo a viaggiare, ne sono così certo che aggiorno un articolo originariamente pubblicato su Travel for Business per segnalare le migliori business travel app da tenere sul tablet o cellulare per organizzare e gestire i viaggi d’affari.
I dispositivi mobili fanno oramai parte della nostra vita e quotidiana, e se c’è un ambito in cui sono veramente indispensabili è durante un viaggio. In primis sono lo strumento per tenerci in contatto con familiari e ufficio, ma le varie app svolgono una funzione concreta anche prima, durante e dopo il viaggio (a maggior ragione se di lavoro).
Voli aerei
Ci sono molti servizi sul mercato, io li uso solo per guardare le varie opzioni possibili e poi in genere acquisto il biglietto direttamente sul sito o sulla app della compagnia. Per esplorare le varie possibilità mi trovo molto bene, per la semplicità d’uso con Google Voli; in alternativa vi segnalo Skyscanner e Momondo; se siete in viaggio nel Far East per puntate sul sito cinese C-Trip.
Ovviamente è indispensabile avere le app di tutte le compagnie aeree che si prevede di usare, per le carte d’imbarco e per gli aggiornamenti sui voli.
Mi raccomando fate la ricerca di informazioni con il browser in modalità “navigazione privata” perché le compagnie tracciano la navigazione e al successivo passaggio troverete il prezzo aumentato; una volta identificata la soluzione passate in modalità normale per l’acquisto del volo prescelto.
Trasporti su terra
Per i noleggi auto mi trovo molto bene con Rentalcars, semplice e ben fatta.
Per i viaggi europei vi consiglio omio (prima GoEuro) che espone per ogni tratta le alternative Aereo/Treno/Bus. Anche Flixbus può essere utile per tratte poco servite.
Per i trasferimenti urbani l’arcinota Uber, che però necessita di un numero cellulare locale.
In alcuni posti in Cina, ad esempio Shanghai, è diventato quasi impossibile prendere un taxi al volo, tutta l’offerta passa per i servizi online.
Pernottamenti
Booking è la migliore scelta, non solo per l’ampio numero di esercizi aderenti ma anche per la possibilità di attivare un profilo business (gestendo eventuali collaboratori), salvare le soluzioni ricorrenti e/o preferite e, dopo una certa “anzianità” beneficiare di sconti extra sulle tariffe. Anche i pareri sulle strutture sono molto più affidabili di TripAdvisor, essendo possibili solo a chi vi ha effettivamente soggiornato.
Booking e C-Trip, più capillare per le destinazioni asiatiche secondarie, sono ampiamente sufficienti per risolvere gli aspetti alloggiativi del viaggio. In alternativa, potete provare HRS.
Durante il Viaggio
Tripit è un’applicazione per la gestione delle prenotazioni che trovo utilissima, forse la più importante tra le app di viaggio, perché inizio ad usare in fase di preparazione per poi proseguire per tutto il viaggio.
Dopo aver aperto un account sul sito (la versione gratuita è più che sufficiente), si inoltrano le mail di prenotazione di voli, alberghi, autonoleggi, etc; il programma riconosce automaticamente (quasi sempre) le prenotazioni e le mette in ordine cronologico; io vi aggiungo anche gli appuntamenti ed impegni (con riferimenti di luogo del meeting, nomi e recapiti dei contatti, note), e ci si ritrova, in un unico posto, un’agenda completa del viaggio da consultare al volo o da stampare.
Il piano di viaggio così creato, può essere aggiunto al vostro calendario oppure visualizzato da altri: io lo condivido con mia moglie che, in caso di necessità, potrà sempre sapere esattamente dove mi trovo ed avere a portata di mano tutte le indicazioni per contattarmi (fortunatamente non è mai servito). Comodissima.
In alternativa Tripcase.
Flio serve invece per “esplorare” gli aeroporti e localizzare i vari servizi all’interno di essi.
Infine, tra i tools a portata di mano non può mancare una app che faccia da convertitore per la valuta, le misure, i pesi etc. Ottimo il gratuito Converter Plus; in alternativa XE Currency (solo valuta).
Dopo il viaggio
Al rientro, ogni viaggiatore d’affari ha la necessità di fare una rendicontazione e/o una nota spese, che sia per la propria azienda o per addebitare al cliente le spese sostenute, e quindi nella selezione delle migliori business travel app non poteva mancare quest’ultimo suggerimento.
Vi consiglio due applicazioni, per adempiere a questa noiosa incombenza ordinatamente e nel più breve tempo possibile: Expensify e Zoho Expense.
Ho usato entrambe, e sono valide (attualmente uso Zoho); le ricevute si fotografano con lo smartphone e vengono acquisite in cloud per lo “smart scan” (il riconoscimento va comunque rivisto, sono possibili errori legati alla valuta). Entrambe hanno una versione gratuita, e sono personalizzabili: si possono categorizzare le spese per tipologia, oppure assegnargli dei tag; flaggarle come “rimborsabili” o “fatturabili” (o entrambe); stampare o esportare note spese/report riepilogativi con funzioni statistiche e grafici, e molte altre funzioni.
